Оказание услуг по внедрению системы управленческой отчетности
Желающий управлять другими - сначала должен научиться управлять собой.
Филипп Мэсинджер
Что такое система управленческого учета
Для управленияпредприятием в современных условиях необходимо быстро принимать решения и реагировать на поступающую информацию. Если нет данных об издержках на производство и реализацию продукта , то отсутствие информации может привести к неверному определению цены на продукцию и, как следствие, к убыткам . Некорректное распределение косвенных затрат может привести к искажению представления о прибыльности различных видов продукции . В итоге возможен неверный выбор вида продукции, которую следует производить.
Отсутствие учетазатрат ведет к бесконтрольному расходу ресурсов , увеличению процента брака, незаинтересованности персонала снижать издержки. Если не учитывать и не планировать денежные средства, направления расходования, сроки прихода и расхода, то может возникнуть ситуация кассового разрыва.
Если на предприятии не унифицировано описание ресурсов , доходов и расходов, то это затрудняет процесс планирования и декомпозиции стратегических целей предприятия до уровня конкретного подразделения.
Поэтому в компании должен быть налажен процесс оперативного предоставления и анализа информации о текущей деятельности. Все виды активов и пассивов должны быть описаны, что позволит планировать доходы и расходы и контролировать выполнение плана. Описание ресурсов позволит определить нормативы их использования, что сделает возможным контроль затрат и предотвращение перерасходования средств. Корректное распределение косвенных затрат приведет к адекватному расчету себестоимости продукции и, как следствие, позволит принять правильное решение о необходимости выпуска данного вида продукции и о цене. Учет и распределение затрат сделает возможным определение минимального объема продукции, который необходимо продавать для поддержания требуемого уровня рентабельности.
Средством для решения описанных проблем является системауправленческогоучета. Она представляет собой набор средств для сбора информации, необходимой лицам, принимающим решения, как для текущего управления деятельностью предприятия, так и для стратегического планирования.
Внедрение системы управленческогоучета предполагает детальное описание видов активов и пассивов на предприятии путем создания управленческого плана счетов и аналитических справочников. Порядок учета определяется политикой управленческогоучета, которая определяет правила учета и распределения затрат, порядок учета доходов и расходов. Данные о деятельности предприятия заносятся в разработанные формы управленческой отчетности.
Необходимо также разработать регламент управленческогоучета, то есть определить ответственных за заполнение форм управленческой отчетности, порядок и сроки предоставления информации.
Внедрение системы управленческогоучета позволяет решить следующие задачи:
Формирование полнофункционального контура управления, направленного на повышение эффективности управленческих решений и контроля их выполнения;
Оценка и взаимосвязанное управление всеми аспектами финансового состояния, результатами деятельности и движения денежных средств Компании;
Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом;
Минимизация затрат на планирование и формирование управленческой отчетности, а также повышение ее качества;
Увязка аналитики и правил учета с аналитикой и правилами планирования;
Создание базы для обоснованной системы мотивации персонала путем ее привязки к системе финансовых показателей.
Когда необходимо разрабатывать систему управленческогоучета на предприятии
Постановку управленческогоучета и разработку форм управленческой отчетности категорически не рекомендуется производить в процессе реструктуризации компании. Вы рискуете впустую потратить усилия и средства на разработку системы, которая будет в будущем требовать существенных доработок или может и вовсе не понадобится.
Перед тем как начинать разрабатывать систему управленческогоучета надо удостовериться в том, что организационная и финансоваяструктурапредприятия не будет подвергаться в ближайшем будущем существенным изменениям. Также необходимо убедиться, что предприятие в ближайшем году не планирует кардинально менять вид деятельности или существенно "перекраивать" штат финансово-экономической службы. Не маловажно, чтобы в рамках даже одного вида деятельности, например, какого-либо производства, не менялся технологический процесс. Изменение технологического процесса на производстве ведет к изменению принципов калькулирования себестоимости, что может оказать существенное влияние на работу системы. Штат финансово-экономической службы должен по возможности быть постоянен, так как постоянная текучесть кадров, приход новых людей, не принимавших активное участие в разработке системы, ставит под угрозу корректность получаемых управленческих данных. Для решения данной проблемы можно воспользоваться услугами "аутсорсинга" по поддержанию системы и оказанию консультационных услуг пользователям по работе с системой. Проведение обучающих курсов для новых сотрудников также сможет исправить ситуацию в лучшую сторону и способствовать успешном завершению проекта.
Еще один фактор, влияющий на успех проекта - это наличие утвержденной методологии управленческогоучета (стандартов учета, учетной политики). Без сформулированных и описанных принципов отражения финансово-хозяйственных операций, и принципов формирования управленческой отчетности система не сможет корректно работать, более того, пользователи системы не смогут правильно квалифицировать те или иные финансово-хозяйственные операции, что приведет к получению некорректной управленческой отчетности.
Итак, подведем итоги. Для гарантированного успеха проекта по разработке системы управленческогоучета предприятию необходимо иметь:
1. устоявшаяся и утвержденная финансовая и организационнаяструктурапредприятия,
2. устоявшийся перечень видов деятельности, которыми занимается предприятие,
3. неизменность технологических процессов на производстве,
4. отсутствие текучести кадров в финансово-экономическом блоке,
5. разработанные и утвержденные методологические документы по управленческому учету.
Определив факторы, влияющие на успех проекта по разработке системы управленческогоучета, мы подошли к вопросу о времени, когда необходимо начинать проект.
Единого мнения по этому вопросу не существует. Мы можем начинать проект в любое время года, однако важно брать в расчет о планируемой дате его завершения. Удобней всего переходить на промышленную эксплуатацию системы с начала года, так как появляется возможность изменения для нужд управленческогоучета учетной политики бухгалтерского учета. Помимо этого, мы получаем возможность по итогам года получить отчеты о финансовых результатах деятельности компании в новой системе и согласно единой методологии. В противном случае, нам придется, к примеру, если мы запустим систему во 2 квартале года, перекладывать вручную данные за 1 квартал в новую систему, что может породить некорректные финансовые отчеты.
При разработке системы управленческогоучета рекомендуем Вам учитывать все перечисленные факторы, которые могут существенно повлиять на данный проект.
Этапы постановки системы управленческогоучета
В данном разделе мы говорим о том, какие работы на наш взгляд необходимо проделать специалистам, осуществляющим постановку системы управленческогоучета на предприятии. Сразу оговоримся, мы рекомендуем данную методику и последовательность проводимых мероприятий не только для профессиональных консультантов, но и для специалистов финансово-экономического блока, так как, обладая высококвалифицированными специалистами, предприятия самостоятельно способно осуществить постановку системы управленческогоучета без привлечения сторонних специалистов. Данные рекомендации имеют обобщающий рекомендательный характер. Для успешной реализации проекта постановки системы управленческогоучета на предприятии необходимо более детально изучить каждый пункт предложенных рекомендаций.
1. Перед тем как начать проект необходимо определить рамки проекта. Под рамками проекта подразумевается масштабы и границы предстоящих работ. Нам необходимо определить, что будет охватывать данная система, т.е. фактически определить функциональные возможности будущей системы и те работы (включая разработку методологических документов), которые будут сделаны в рамках данного проекта.
2. Ни для кого не секрет, что начинать любой проект приходиться с обследования. Процесс обследования или диагностики предприятия включает в себя получение необходимой информации о различных бизнес-процессах и о финансовой и организационной структуре предприятия. При разработке системы управленческогоучета мы должны учесть множество факторов влияющих на создаваемую методику управленческогоучета. Мы должны иметь четкое представление об основной информации по предприятию:
2.1 Организационная и финансоваяструктура
2.2 Виды деятельности (основные и вспомогательные)
2.3 Производственная цепочка, номенклатура продукции, товаров услуг
2.4 IT - инфраструктура (каналы связи, оборудование и т.д.)
3. Для того, чтобы создать систему управленческогоучета необходимо разработать методологию или, другими словами, стандарты учета и учетную политику. Без единой методики ведения учета, без понятных и однозначно воспринимаемых принципов учетасистема не будет работать корректно. В стандартах управленческогоучета обязательно должно быть описаны принципы отнесения финансово-хозяйственных операций к тем или иным видам операций (статьям, проводкам или счетам), методы калькулирования производственной и списания себестоимости реализации продукции и товаров. Необходимо также определить используемые аналитические справочники (в т.ч. план счетов и/или справочник статей доходов и затрат, справочник бюджетных единиц, центров финансовой ответственности и т.д.).
4. Когда методологический этап проекта завершен можно приступать к автоматизации системы управленческогоучета. Согласно требованиям и принципам, заложенным в стандартах учета и учетной политики, подбирается подходящий программный продукт. Программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, при этом по возможности обладать невысокой ценой и что наиболее важно - удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.
5. После того, когда был выбран программный продукт необходимо написать техническое задание на разработку автоматизированной системы. Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. Это считается допустимым, так как в процессе разработки системы обычно принимаются решения об изменение того или иного функционала системы либо определенной процедуры или алгоритма, либо изменение элементов справочника или отчетных форм.
6. Внедрение системы включает в себя не только процесс настройки, но и последующее тестирование и опытную эксплуатацию системы. В процессе тестирование системы проверяется работа всех заданных алгоритмов. В процессе опытной эксплуатацию выявляются ошибки или недоработки в системе обнаруженные в процессе работы пользователей с реальными данными, однако при этом пользователи продолжают работать и в старой системе, либо формировать управленческую отчетность вручную по старым принципа, сравнивая полученные данные с данными и отчетами в системе.
7. По окончании опытной эксплуатации системы и устранении всех обнаруженных ошибок, происходит ввод системы в промышленную эксплуатацию. При переходе системы в промышленную эксплуатацию пользователи полностью отказываются от работы в старых системах по старым принципам, т.е. все финансово-хозяйственные операции учитываются только в новой системе. На этапе промышленной эксплуатации группой технической поддержки осуществляются работы по поддержанию системы, консультации пользователей и обновление системы.
Часто встречающиеся ошибки при постановке управленческогоучета.
Мы попытались выделить ключевые причины неудачных проектов по постановке управленческогоучета. Этот список не является полным, но если Вы будете принимать во внимание описанные ниже причины, то вероятность успешного завершения проекта будет существенно выше.
Основные ошибки при постановке управленческогоучета:
1. Несовпадение приоритетов различных отделов (департаментов), а также внутренней политики предприятия.
Руководители различных отделов не заинтересованы в получении качественной информации, тем самым они не принимают непосредственного участия в процессе постановки управленческогоучета. Следовательно, пользователем данной системы является крайне ограниченный круг лиц.
2. Решение сторонних или локальных задач.
В рамках постановки управленческогоучета решается достаточно небольшой круг задач, либо задачи не связанные с общей целью управленческогоучета. В связи с этим ставятся под сомнение положительный результат подобных проектов.
3. Отсутствие необходимых навыков.
У специалистов осуществляющих постановку управленческогоучета отсутствуют необходимые навыки, опыт, в связи с чем, они совершают большое количество ошибок в проекте, затягивают сроки окончания проекта, очень часто проект не завершается.
Если мы зададимся вопросом "за что получают деньги консультанты", то ответ - "именно за свой опыт", как раз, и объясняет преимущества выбора консультантов, имеющих достаточный опыт перед вариантом, когда постановка управленческогоучета осуществляется собственными силами, даже если собственные специалисты имеют высокую квалификацию.
4. Недостаток инструментов.
Порой недостаточно разработать методологию управленческогоучета, ее необходимо и автоматизировать. При выборе программного продукта для предприятия существует ряд ограничений - стоимость программного продукта, его функциональные возможности, сроки внедрения, простота настойки и работы в системе, которые неразрывно связаны между собой. Поэтому невозможно внедрить систему за короткий срок, "за дешево" и качественно. Как правило, при выборе руководствуются одним, двумя критериями отбора, что может неблагоприятно сказаться на результате внедрения.
5. Неподготовленность специалистов.
Также для успешного результата важна квалификация специалистов непосредственно осуществляющих ведение управленческогоучета на основании разработанной методологии. Без квалифицированных кадров не может быть получена достоверная управленческая отчетность.
6. Постоянные изменения в организационной и финансовой структурах.
Постоянные изменения в организационной и финансовой структуре предприятия не позволяют при постановке управленческогоучета учесть все имеющиеся или планируемые аналитики, необходимые для контроля и анализа.
7. Начало большого проекта, результаты которого будут видны не ранее, чем через год.
Любой большой проект, не имеющий краткосрочных этапов, либо контрольных точек, как правило, обречен на провал. Это обусловлено потерей мотивации самих специалистов по внедрению, так и заинтересованности руководства к проекту, не приносящему в течение большого периода времени никаких результатов. Результаты этапов большого проекта должны быть осязаемыми и способствовать дальнейшему развитию проекта.
Что даст Вашей компании постановка и внедрение управленческогоучета
Что ваша компания может получить в результате внедрения системы управленческогоучета:
1. Своевременно получаемые данные.
Очень часто, организациям, не имеющим разработанной системы управленческогоучета, приходится неделями, а то и месяцами собирать данные за прошедший период времени, - как правило, месяц. В результате внедрения системы руководители вашей компании имеют возможность получать необходимые данные, в т.ч. управленческую отчетность моментально, в режиме "online", что позволяет оперативно принимать эффективные управленческие решения.
2. Корректная управленческая отчетность. Системауправленческогоучета на основе разработанной методологии, позволяет однозначно трактовать те или иные финансово-хозяйственные операции, формировать себестоимость продукции по единой методике, вести расчеты с различными контрагентами. Получение корректных данных осуществляется за счет прописанной методологии ведения управленческогоучета, позволяющей различным пользователям единообразно отражать одни и те же финансово-хозяйственные операции; замкнутости системы, позволяющей при вводе ошибочных или некорректных операций выявлять ошибки с помощью различных проверок.
3. Единый формат управленческой отчетности.
Поддержание единого формата управленческой отчетности позволяет компании осуществлять анализ финансово-хозяйственной деятельности, сравнивая как отдельные направления деятельности, эффективность работы различных филиалов либо различных временных периодов (месяца, кварталы, года).
4. Оценка исполнения плана (бюджета компании).
Постановка управленческогоучета в компании позволяет руководителям предприятия контролировать исполнение бюджета компании, выявлять причины отклонения фактических данных от запланированных, определять ответственных лиц по каждому функциональному бюджету. Единая системауправленческогоучета позволяет сравнивать именно однородную информацию фактических и плановых данных по бюджетным статьям и различным финансовым и производственным показателям. топ 10 рейтинг банков по автокредитам. Сборка торговых модульных систем.
