Внедрение бюджетирования

Что такое система бюджетирования

Существует достаточное количество определений, что такое бюджетирование, и, возможно, что большинство специалистов подразумевают под этим термином совершенно разные понятия.

Так что же такое бюджетирование? Бюджетирование в первую очередь - это инструмент управления бизнесом и с этим, как нам кажется, вряд ли кто будет спорить.

С помощью бюджетирования предприятие может эффективно решать следующие задачи:

1. Прогнозировать и моделировать финансово-экономические ситуации с целью оценки необходимых ресурсов компании для реализации стратегических проектов (выход на новые рынки, производство новой продукции и т.д.) и достижения планируемых результатов развития компании.

2. Разработать планы работ соизмеримые с возможностью компании, т.е. с привязкой к производственным мощностям и финансированию.

3. Выделение ответственных лиц (ЦФО - центров финансовой ответственности) за выполнение плановых показателей.

4. Установка целевых показателей для менеджеров среднего и высшего звена и привязка мотивационной программы к выполнению ключевых показателей.

5. Осуществлять контроль за финансово-экономической деятельностью предприятия и принятием управленческих решений, как на этапе формирования плана, так и по фактическим данным.

Процесс бюджетирования представляет собой комплекс процедур направленных на эффективное управление предприятием. Чтобы процесс бюджетирования выполнял поставленные задачи, предприятию необходима система бюджетирования.

Система бюджетирования включает в себя:

1. Бюджетный регламент

2. Положение о Бюджетирование

3. Автоматизированную Систему Бюджетного Управления

Если у предприятия отсутствует хотя бы одна из перечисленных составляющих, то говорить о том, что в данной организации осуществляется процесс бюджетирования как минимум не корректно.

Бюджетный регламент описывает сроки и процедуры согласования бюджетов с указанием ответственных лиц. Положение о Бюджетирование содержит все принципы и алгоритмы формирования функциональных, операционных, инвестиционных и финансовых бюджетов, главных бюджетных форм, общие принципы и этапы бюджетного процесса, аналитические справочники, используемые в системе и методики консолидации данных, сбора фактических данных, контроля исполнения и анализа план-факта.

Автоматизированная система бюджетного управления позволяет предприятию автоматизировать:

1. все расчеты, заложенные в методологии бюджетного планирования

2. формирование главных бюджетных форм

3. процесс согласования бюджетов

4. процесс контроля и анализа исполнения бюджета

Надеемся, что вышеизложенная информация окажется полезной для понимания возможностей бюджетирования, его влияния на построение эффективного управления компанией, достижения стратегических целей и развития бизнеса.

Традиционный вопрос, задаваемый консультантам: "Какой положительный результат может быть получен от внедрения системы бюджетирования?" Можно очень долго описывать то, какие результаты будут получены после внедрения системы бюджетирования, но проще это объяснить такой формулировкой - "Все зависит от тех целей, которые вы хотите достичь при помощи бюджетирования". Это значит то, что результатом внедрения системы бюджетирования будет являться достижение тех целей, которые поставлены перед организацией в целом и перед различными менеджерами или отделами в частности. Каких результатов традиционно добиваются компании после удачного внедрения системы бюджетирования? Если коротко ответить на поставленный вопрос, то результатом успешного внедрения всегда будет являться повышение эффективности деятельности компании. Эффективность деятельности компании может быть повышена в следующих бизнес-процессах предприятия:

1. Управление компанией

2. Производительность труда

3. Продажи

4. Управление ресурсами компании

Повышая эффективность, предприятие достигает определенных результатов, которые могут быть представлены в виде:

1. Снижения себестоимости продукции

2. Экономии затрат

3. Увеличения финансового результата

4. Повышения прибыльности инвестиционных проектов

5.Приближение компании к выполнению поставленных стратегических целей

Вы спросите за счет чего возможно достижение подобных результатов. Ответ простой - За счет организации контроля за финансово-экономической деятельностью компании и за счет распределения ответственности между менеджерами среднего и высшего звена за выполнение тех или иных плановых показателей! Помимо этого, при успешном внедрении системы бюджетирования у руководителей предприятия появляется возможность моделировать различные ситуации, связанные с деятельностью компании, перед окончательным принятием управленческого решения. То есть за счет повышения эффективности принятия управленческого решения, предприятие достигает, в конечном счете, увеличения финансового результата.

Очевидно, что результаты успешного внедрения системы бюджетирования не ограничиваются вышеперечисленным списком. Но мы постарались акцентировать Ваше внимание на самых важных моментах, которые оказывают максимальное влияние на развитие бизнеса.

Когда необходимо разрабатывать систему бюджетирования на предприятии?

Разработку и внедрение системы бюджетирования так же как постановку управленческого учета не рекомендуется производить в процессе реструктуризации компании. Вы в лучшем случае рискуете впустую потратить усилия и средства на разработку и внедрение системы, а в худшем - появится необходимость существенных доработок, которые по стоимости могут превзойти все предшествующие затраты по данному проекту.

Перед тем как начинать разрабатывать и внедрять систему бюджетирования на предприятии необходимо удостовериться, что организационная и финансовая структура предприятия не будет подвергаться в ближайшем будущем существенным изменениям. Также необходимо убедиться, что предприятие в ближайшем году не планирует кардинально менять вид деятельности или существенно "перекраивать" штат финансово-экономической службы. Штат финансово-экономической службы должен по возможности быть постоянен, так как эффективность работы в системе пользователей напрямую зависит от их активного участия в период разработки системы и ее опытной эксплуатации.

Система бюджетирования не может разрабатываться, не имея в качестве фундамента методологических документов - бюджетного регламента и положении о бюджетировании (либо методических рекомендаций по бюджетному управлению). Без четко описанных процедур согласования, форматов бюджетов, алгоритмов расчета, сроков предоставления бюджетных данных невозможно будет сформировать своевременный и корректный бюджет компании.

Для успешной реализации проекта по разработке и внедрению системы бюджетирования на предприятии необходимо иметь:

1. устоявшуюся и утвержденную финансовую и организационная структуру предприятия,

2. отсутствие текучести кадров в финансово-экономическом блоке,

3. разработанные и утвержденные методологические документы по бюджетированию (Бюджетные регламент, Положение о бюджетировании).

Что касается выбора временного периода для начала проекта по внедрению системы бюджетирования, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Проект можно начинать в любое время года, однако необходимо учитывать планируемую дату завершения проекта, а точнее начало промышленной эксплуатации системы. Очевидно, что переходить на промышленную эксплуатацию системы предпочтительней в конце года, когда предприятие формирует бюджет на следующий год, так как годовой бюджет будет являться основой последующих скорректированных текущих месячных бюджетов компании и связующим звеном между стратегическими и оперативными целями предприятия.

При разработке и внедрении системы бюджетирования рекомендуем Вам учитывать все перечисленные факторы, которые могут существенно повлиять на данный проект.

Этапы разработки и внедрения системы бюджетирования

В данном разделе мы говорим о том, какие работы на наш взгляд необходимо проделать специалистам, осуществляющим разработку и внедрение системы бюджетирования на предприятии. Оговоримся, мы рекомендуем данную методику и последовательность проводимых мероприятий не только для профессиональных консультантов, но и для специалистов финансово-экономического блока, так как, обладая высококвалифицированными специалистами, предприятия самостоятельно способно осуществить внедрение системы бюджетирования без привлечения сторонних специалистов. Данные рекомендации имеют обобщающий рекомендательный характер. Для успешной реализации проекта внедрения системы бюджетирования необходимо более детально изучить каждый пункт предложенных рекомендаций.

Перед тем как начинать любой проект необходимо определить рамки проекта. Мы должны определить масштабы и границы предстоящих работ - какие процессы бюджетирования будет охватывать данная система, степень детализации бюджетных форм и форм ввода данных, какие ЦФО будут вовлечены в данный процесс, какими еще функциональными возможностями будет обладать будущая система и какие работы (включая разработку методологических документов) будут сделаны в рамках данного проекта.

1 Этап проекта - Диагностика предприятия или его обследование

Процесс обследования включает в себя получение необходимой информации о различных бизнес-процессах и о финансовой и организационной структуре предприятия, существующих негласно или утвержденных методологических документов связанных с процессом бюджетирования в компании.

При разработке системы бюджетирования необходимо учесть множество факторов, влияющих на создаваемую систему. Для успешной реализации данного проекта мы должны оценить степень проработанности следующих вопросов:

   1.1 Организационная и финансовая структура предприятия
   1.2 Специфика основных видов деятельности предприятия, основные технологические процессы
   1.3 Бюджетные регламент (если таковой документ существует на предприятии)
   1.4 Положение о бюджетировании (если таковой документ существует на предприятии)
   1.5 Процедура согласования бюджета компании (на момент обследования)
   1.6 IT - инфраструктура (каналы связи, оборудование и т.д.)

2 Этап проекта - Разработка методологии

Для того чтобы создать систему бюджетирования необходимо разработать или доработать методологию под новую систему. Без бюджетного регламента и Положения о Бюджетировании система не сможет корректно работать. Поэтому на 2 этапе нам необходимо разработать либо доработать существующий "Регламент бюджетирования" и "Положение о бюджетировании". В данных документах необходимо заложить правила, процедуры и сроки формирования бюджета компании.

3 Этап - Выбор программного продукта

После завершения методологического этапа проекта необходимо приступать к автоматизации системы бюджетирования. Согласно процедурам согласования бюджета, принципам и алгоритмов расчета, заложенным в положении о бюджетировании, подбирается подходящий программный продукт. Программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, при этом по возможности обладать невысокой ценой и что наиболее важно - удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.

4 Этап - Написание технического задания

После выбора программного продута необходимо написать техническое задание на разработку автоматизированной системы. Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. Это считается допустимым, так как в процессе разработки системы обычно принимаются решения об изменение того или иного функционала системы либо определенной процедуры или алгоритма расчета, либо изменение элементов справочника или бюджетных форм.

5 Этап проекта - Внедрение автоматизированной системы (АС)

Внедрение системы бюджетирования включает в себя процесс настройки системы, тестирование и опытную эксплуатацию. В процессе тестирование системы проверяется работа всех заданных алгоритмов. В процессе опытной эксплуатацию выявляются ошибки или недоработки в системе обнаруженные в процессе работы пользователей с реальными данными.

6 Этап - Промышленная эксплуатация системы

По окончании опытной эксплуатации системы и устранении всех обнаруженных ошибок, происходит ввод системы в промышленную эксплуатацию. При переходе системы в промышленную эксплуатацию пользователи полностью отказываются от работы в старых системах по старым принципам На этапе промышленной эксплуатации группой технической поддержки осуществляются работы по поддержанию системы, консультации пользователей и обновление системы.

Что дает вашей компании внедрение системы бюджетирования

Традиционный вопрос, задаваемый консультантам: "Какой положительный результат может быть получен от внедрения системы бюджетирования?" Можно очень долго описывать то, какие результаты будут получены после внедрения системы бюджетирования, но проще это объяснить такой формулировкой - "Все зависит от тех целей, которые вы хотите достичь при помощи бюджетирования". Это значит то, что результатом внедрения системы бюджетирования будет являться достижение тех целей, которые поставлены перед организацией в целом и перед различными менеджерами или отделами в частности. Каких результатов традиционно добиваются компании после удачного внедрения системы бюджетирования? Если коротко ответить на поставленный вопрос, то результатом успешного внедрения всегда будет являться повышение эффективности деятельности компании. Эффективность деятельности компании может быть повышена в следующих бизнес-процессах предприятия:

   1. Управление компанией
   2. Производительность труда
   3. Продажи
   4. Управление ресурсами компании

Повышая эффективность, предприятие достигает определенных результатов, которые могут быть представлены в виде:

   1. Снижения себестоимости продукции
   2. Экономии затрат
   3. Увеличения финансового результата
   4. Повышения прибыльности инвестиционных проектов
   5.Приближение компании к выполнению поставленных стратегических целей

Вы спросите за счет чего возможно достижение подобных результатов. Ответ простой - За счет организации контроля за финансово-экономической деятельностью компании и за счет распределения ответственности между менеджерами среднего и высшего звена за выполнение тех или иных плановых показателей! Помимо этого, при успешном внедрении системы бюджетирования у руководителей предприятия появляется возможность моделировать различные ситуации, связанные с деятельностью компании, перед окончательным принятием управленческого решения. То есть за счет повышения эффективности принятия управленческого решения, предприятие достигает, в конечном счете, увеличения финансового результата.

Очевидно, что результаты успешного внедрения системы бюджетирования не ограничиваются вышеперечисленным списком. Но мы постарались акцентировать Ваше внимание на самых важных моментах, которые оказывают максимальное влияние на развитие бизнеса.