Оказание услуг по внедрению системы управленческого учета и отчетности
Перестанешь надеется - начнешь действовать.
М.Е. Литвак
Что такое система управленческого учета
Для управления предприятием в современных условиях необходимо быстро принимать решения и реагировать на поступающую информацию. Если нет данных об издержках на производство и реализацию продукта, то отсутствие информации может привести к неверному определению цены на продукцию и , как следствие, к убыткам. Некорректное распределение косвенных затрат может привести к искажению представления о прибыльности различных видов продукции. В итоге возможен неверный выбор вида продукции, которую следует производить .
Отсутствие учета затрат ведет к бесконтрольному расходу ресурсов, увеличению процента брака, незаинтересованности персонала снижать издержки. Если не учитывать и не планировать денежные средства, направления расходования, сроки прихода и расхода, то может возникнуть ситуация кассового разрыва .
Если на предприятии не унифицировано описание ресурсов, доходов и расходов, то это затрудняет процесс планирования и декомпозиции стратегических целей предприятия до уровня конкретного подразделения.
Поэтому в компании должен быть налажен процесс оперативного предоставления и анализа информации о текущей деятельности. Все виды активов и пассивов должны быть описаны, что позволит планировать доходы и расходы и контролировать выполнение плана. Описание ресурсов позволит определить нормативы их использования, что сделает возможным контроль затрат и предотвращение перерасходования средств. Корректное распределение косвенных затрат приведет к адекватному расчету себестоимости продукции и, как следствие, позволит принять правильное решение о необходимости выпуска данного вида продукции и о цене . Учет и распределение затрат сделает возможным определение минимального объема продукции, который необходимо продавать для поддержания требуемого уровня рентабельности .
Средством для решения описанных проблем является Система управленческого учета. Она представляет собой набор средств для сбора информации , необходимой лицам, принимающим решения, как для текущего управления деятельностью предприятия, так и для стратегического планирования.
Внедрение Системы управленческого учета предполагает детальное описание видов активов и пассивов на предприятии путем создания управленческого плана счетов и аналитических справочников. Порядок учета определяется политикой управленческого учета, которая определяет правила учета и распределения затрат, порядок учета доходов и расходов. Данные о деятельности предприятия заносятся в разработанные формы управленческой отчетности.
Необходимо также разработать регламент управленческого учета, то есть определить ответственных за заполнение форм управленческой отчетности, порядок и сроки предоставления информации.
Внедрение Системы управленческого учета позволяет решить следующие задачи:
Формирование полнофункционального контура управления, направленного на повышение эффективности управленческих решений и контроля их выполнения;
Оценка и взаимосвязанное управление всеми аспектами финансового состояния, резуль-татами деятельности и движения денежных средств Компании;
Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом;
Минимизация затрат на планирование и формирование управленческой отчетности, а также повышение ее качества;
Увязка аналитики и правил учета с аналитикой и правилами планирования;
Создание базы для обоснованной системы мотивации персонала путем ее привязки к системе финансовых показателей.
Когда необходимо разрабатывать систему управленческого учета на предприятии
Постановку управленческого учета и разработку форм управленческой отчетности категорически не рекомендуется производить в процессе реструктуризации компании. Вы рискуете впустую потратить усилия и средства на разработку системы, которая будет в будущем требовать существенных доработок или может и вовсе не понадобится.
Перед тем как начинать разрабатывать систему управленческого учета надо удостовериться в том, что организационная и финансовая структура предприятия не будет подвергаться в ближайшем будущем существенным изменениям. Также необходимо убедиться, что предприятие в ближайшем году не планирует кардинально менять вид деятельности или существенно "перекраивать" штат финансово-экономической службы. Не маловажно, чтобы в рамках даже одного вида деятельности, например, какого-либо производства, не менялся технологический процесс. Изменение технологического процесса на производстве ведет к изменению принципов калькулирования себестоимости, что может оказать существенное влияние на работу системы. Штат финансово-экономической службы должен по возможности быть постоянен, так как постоянная текучесть кадров, приход новых людей, не принимавших активное участие в разработке системы, ставит под угрозу корректность получаемых управленческих данных. Для решения данной проблемы можно воспользоваться услугами "аутсорсинга" по поддержанию системы и оказанию консультационных услуг пользователям по работе с системой. Проведение обучающих курсов для новых сотрудников также сможет исправить ситуацию в лучшую сторону и способствовать успешном завершению проекта.
Еще один фактор, влияющий на успех проекта - это наличие утвержденной методологии управленческого учета (стандартов учета, учетной политики). Без сформулированных и описанных принципов отражения финансово-хозяйственных операций, и принципов формирования управленческой отчетности система не сможет корректно работать, более того, пользователи системы не смогут правильно квалифицировать те или иные финансово-хозяйственные операции, что приведет к получению некорректной управленческой отчетности.
Итак, подведем итоги. Для гарантированного успеха проекта по разработке системы управленческого учета предприятию необходимо иметь:
устоявшаяся и утвержденная финансовая и организационная структура предприятия,
устоявшийся перечень видов деятельности, которыми занимается предприятие,
неизменность технологических процессов на производстве,
отсутствие текучести кадров в финансово-экономическом блоке,
разработанные и утвержденные методологические документы по управленческому учету.
Определив факторы, влияющие на успех проекта по разработке системы управленческого учета, мы подошли к вопросу о времени, когда необходимо начинать проект.
Единого мнения по этому вопросу не существует. Мы можем начинать проект в любое время года, однако важно брать в расчет о планируемой дате его завершения. Удобней всего переходить на промышленную эксплуатацию системы с начала года, так как появляется возможность изменения для нужд управленческого учета учетной политики бухгалтерского учета. Помимо этого, мы получаем возможность по итогам года получить отчеты о финансовых результатах деятельности компании в новой системе и согласно единой методологии. В противном случае, нам придется, к примеру, если мы запустим систему во 2 квартале года, перекладывать вручную данные за 1 квартал в новую систему, что может породить некорректные финансовые отчеты.
При разработке системы управленческого учета рекомендуем Вам учитывать все перечисленные факторы, которые могут существенно повлиять на данный проект.
Этапы постановки системы управленческого учета
В данном разделе мы говорим о том, какие работы на наш взгляд необходимо проделать специалистам, осуществляющим постановку системы управленческого учета на предприятии. Сразу оговоримся, мы рекомендуем данную методику и последовательность проводимых мероприятий не только для профессиональных консультантов, но и для специалистов финансово-экономического блока, так как, обладая высококвалифицированными специалистами, предприятия самостоятельно способно осуществить постановку системы управленческого учета без привлечения сторонних специалистов. Данные рекомендации имеют обобщающий рекомендательный характер. Для успешной реализации проекта постановки системы управленческого учета на предприятии необходимо более детально изучить каждый пункт предложенных рекомендаций.
1. Перед тем как начать проект необходимо определить рамки проекта. Под рамками проекта подразумевается масштабы и границы предстоящих работ. Нам необходимо определить, что будет охватывать данная система, т.е. фактически определить функциональные возможности будущей системы и те работы (включая разработку методологических документов), которые будут сделаны в рамках данного проекта.
2. Ни для кого не секрет, что начинать любой проект приходиться с обследования. Процесс об-следования или диагностики предприятия включает в себя получение необходимой информации о различных бизнес-процессах и о финансовой и организационной структуре предприятия. При разработке системы управленческого учета мы должны учесть множество факторов влияющих на создаваемую методику управленческого учета. Мы должны иметь четкое представление об основной информации по предприятию:
2.1 Организационная и финансовая структура
2.2 Виды деятельности (основные и вспомогательные)
2.3 Производственная цепочка, номенклатура продукции, товаров услуг
2.4 IT - инфраструктура (каналы связи, оборудование и т.д.)
3. Для того, чтобы создать систему управленческого учета необходимо разработать методологию или, другими словами, стандарты учета и учетную политику. Без единой методики ведения учета, без понятных и однозначно воспринимаемых принципов учета система не будет работать корректно. В стандартах управленческого учета обязательно должно быть описаны принципы отнесения финансово-хозяйственных операций к тем или иным видам операций (статьям, проводкам или счетам), методы калькулирования производственной и списания себестоимости реализации продукции и товаров. Необходимо также определить используемые аналитические справочники (в т.ч. план счетов и/или справочник статей доходов и затрат, справочник бюджетных единиц, центров финансовой ответственности и т.д.)
4. Когда методологический этап проекта завершен можно приступать к автоматизации системы управленческого учета. Согласно требованиям и принципам, заложенным в стандартах учета и учетной политики, подбирается подходящий программный продукт. Программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, при этом по возможности обладать невысокой ценой и что наиболее важно - удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.
5. После того, когда был выбран программный продукт необходимо написать техническое задание на разработку автоматизированной системы. Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. Это считается допустимым, так как в процессе разработки системы обычно принимаются решения об изменение того или иного функционала системы либо определенной процедуры или алгоритма, либо изменение элементов справочника или отчетных форм.
6. Внедрение системы включает в себя не только процесс настройки, но и последующее тестирование и опытную эксплуатацию системы. В процессе тестирование системы проверяется работа всех заданных алгоритмов. В процессе опытной эксплуатацию выявляются ошибки или недоработки в системе обнаруженные в процессе работы пользователей с реальными данными, однако при этом пользователи продолжают работать и в старой системе, либо формировать управленческую отчетность вручную по старым принципа, сравнивая полученные данные с данными и отчетами в системе.
7. По окончании опытной эксплуатации системы и устранении всех обнаруженных ошибок, происходит ввод системы в промышленную эксплуатацию. При переходе системы в промышлен-ную эксплуатацию пользователи полностью отказываются от работы в старых системах по старым принципам, т.е. все финансово-хозяйственные операции учитываются только в новой системе. На этапе промышленной эксплуатации группой технической поддержки осуществляются работы по поддержанию системы, консультации пользователей и обновление системы.
