Мудрость указывает способ достижения самых
лучших целей самыми лучшими средствами
Фрэнсис Хатчесон
В данном разделе мы говорим о том, какие работы на наш взгляд необходимо проделать специалистам, осуществляющим разработку и внедрение системы бюджетирования на предприятии. Оговоримся, мы рекомендуем данную методику и последовательность проводимых мероприятий не только для профессиональных консультантов, но и для специалистов финансово-экономического блока, так как, обладая высококвалифицированными специалистами, предприятия самостоятельно способно осуществить внедрение системы бюджетирования без привлечения сторонних специалистов. Данные рекомендации имеют обобщающий рекомендательный характер. Для успешной реализации проекта внедрения системы бюджетирования необходимо более детально изучить каждый пункт предложенных рекомендаций.
Перед тем как начинать любой проект необходимо определить рамки проекта. Мы должны определить масштабы и границы предстоящих работ - какие процессы бюджетирования будет охватывать данная система, степень детализации бюджетных форм и форм ввода данных, какие ЦФО будут вовлечены в данный процесс, какими еще функциональными возможностями будет обладать будущая система и какие работы (включая разработку методологических документов) будут сделаны в рамках данного проекта.
1 Этап проекта - Диагностика предприятия или его обследование
Процесс обследования включает в себя получение необходимой информации о различных бизнес-процессах и о финансовой и организационной структуре предприятия, существующих негласно или утвержденных методологических документов связанных с процессом бюджетирования в компании.
При разработке системы бюджетирования необходимо учесть множество факторов, влияющих на создаваемую систему. Для успешной реализации данного проекта мы должны оценить степень проработанности следующих вопросов:
1.1 Организационная и финансовая структура предприятия
1.2 Специфика основных видов деятельности предприятия, основные технологические процессы
1.3 Бюджетные регламент (если таковой документ существует на предприятии)
1.4 Положение о бюджетировании (если таковой документ существует на предприятии)
1.5 Процедура согласования бюджета компании (на момент обследования)
1.6 IT - инфраструктура (каналы связи, оборудование и т.д.)
2 Этап проекта - Разработка методологии
Для того чтобы создать систему бюджетирования необходимо разработать или доработать методологию под новую систему. Без бюджетного регламента и Положения о Бюджетировании система не сможет корректно работать. Поэтому на 2 этапе нам необходимо разработать либо доработать существующий "Регламент бюджетирования" и "Положение о бюджетировании". В данных документах необходимо заложить правила, процедуры и сроки формирования бюджета компании.
3 Этап - Выбор программного продукта
После завершения методологического этапа проекта необходимо приступать к автоматизации системы бюджетирования. Согласно процедурам согласования бюджета, принципам и алгоритмов расчета, заложенным в положении о бюджетировании, подбирается подходящий программный продукт. Программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, при этом по возможности обладать невысокой ценой и что наиболее важно - удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.
4 Этап - Написание технического задания
После выбора программного продута необходимо написать техническое задание на разработку автоматизированной системы. Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. Это считается допустимым, так как в процессе разработки системы обычно принимаются решения об изменение того или иного функционала системы либо определенной процедуры или алгоритма расчета, либо изменение элементов справочника или бюджетных форм.
5 Этап проекта - Внедрение автоматизированной системы (АС)
Внедрение системы бюджетирования включает в себя процесс настройки системы, тестирование и опытную эксплуатацию. В процессе тестирование системы проверяется работа всех заданных алгоритмов. В процессе опытной эксплуатацию выявляются ошибки или недоработки в системе обнаруженные в процессе работы пользователей с реальными данными.
6 Этап - Промышленная эксплуатация системы
По окончании опытной эксплуатации системы и устранении всех обнаруженных ошибок, происходит ввод системы в промышленную эксплуатацию. При переходе системы в промышленную эксплуатацию пользователи полностью отказываются от работы в старых системах по старым принципам На этапе промышленной эксплуатации группой технической поддержки осуществляются работы по поддержанию системы, консультации пользователей и обновление системы.
Типовые ошибки, возникающие при разработке и внедрении системы бюджетирования
Список типовых ошибок возникающих при создании системы бюджетирования на предприятии:
1. Годовые Бюджеты формируются в отрыве от стратегии предприятия, а месячные бюджеты не связаны с годовыми.
2. В компании не разработан регламент бюджетирования либо он не выполняется.
3. Нет соответствия бюджетных статей между плановыми и фактическими данными либо аналитика не сопоставима.
4. Отсутствуют центры финансовой ответственности либо обозначенные ответственные лица не вовлечены в процесс бюджетирования.
5. Формирование бюджета происходит, сбор фактических данных отсутствует и не производится план-фактный анализ исполнения бюджета.
6. Разработана методология и регламент бюджетирования, однако бюджетная модель не автоматизирована.
7. Разработка и внедрение системы бюджетирования производилась без привлечения специалистов различных подразделений, являющихся непосредственными участниками бюджетного процесса.
8. Бюджетирование не связано с существующей на предприятии системой мотивации.
9. Разработка и внедрение системы бюджетирования производилась без учета существующей методики отражения финансово-хозяйственных операций в управленческом учете.
10. Формирование фактических данных для контроля исполнения месячного бюджета происходит слишком поздно (спустя месяц после отчетной даты).
11. Формирование и утверждение бюджетов ЦФО производится планово-экономической службой самостоятельно без участия ответственных лиц этих ЦФО.
